И в хоре певец, и в бою молодец: многозадачные сотрудники в деле
11 апреля 2024•
12
«Умение работать в режиме многозадачности» — требование, которое выдвигают соискателям едва ли не в каждой вакансии. Этот вызов многие принимают, искренне считая, что с мультитаскингом на работе справятся. Но что за этим стоит на самом деле? И как отличить здоровую многозадачность от разрушающей? Ищем ответы на эти вопросы вместе.
Многозадачность как миф
Многозадачности не существует. Во всяком случае, в том понимании, в котором её представляет большинство. Заниматься пятью делами одновременно невозможно — мозг всё равно обрабатывает лишь одно из действий, остальные выполняются автоматически, без вашего контроля. Когда для работы требуется концентрация, это не самый приемлемый вариант.
Кто-то станет утверждать, что способен отвечать на письма, проводить зум с коллегами и заполнять отчёт параллельно. Вполне возможно, но энергия и вовлечённость каждый раз достаются одному из этих занятий, как ни крути. Вы не вникаете в то, что говорят на планёрке, и всего одним глазом смотрите в отчёт, потому что всецело поглощены письмами.
Нейропсихологи уверены: хватаясь за несколько пунктов из списка дел сразу, вы рассеиваете внимание и создаёте у себя впечатление ложной продуктивности. То есть вам кажется, что, занимаясь несколькими делами, вы многое успели за рабочий день. На деле половина из них может нуждаться в доработке, ведь из-за попытки удержать в голове всё и сразу вы допустили неточности или ошибки. Выходит, работа была формальной. И это нормальный человеческий фактор, а не наличие и отсутствие у сотрудника суперспособности объять необъятное.
Большинству из нас многозадачность на работе представляется абсолютно объективным требованием, так как мы и в быту привыкли к такому темпу. Современный ритм жизни приучил нас: хочешь добиться чего-то — будь ловким, изворотливым и хватким. Скажем, хорошей хозяйкой, родителем, преуспевающей бизнес-леди и разносторонне развитой личностью в одном лице. Человеком, сосредоточенным лишь на одной-двух сферах в жизни и умеющим делать хорошо что-то одно, как будто быть не принято. Возможно, поэтому один за другим мы включаемся в гонку людей успешных и везде успевающих. Обратная сторона этой медали — шапочное участие во всём и нарастающее чувство недовольства собой. Иными словами, быть многозадачным на грани возможностей — значит подвергать свою психику постоянным испытаниям.
Если мультифункциональность — это скорее распыление сил, чем вдумчивый труд, то почему тогда работодатели так настаивают на этом скиле у кандидатов? Это зависит от того, что вкладывать в это понятие. К сожалению, желание сэкономить на персонале — тоже реальный мотив, который движет работодателем, создавая отрицательный пример многозадачности.
Иногда переходить в режим многозадачности заставляет какой-нибудь форс-мажор, и тогда эпизодично приходится быть в двух местах одновременно. Но в хронической форме это опасно. Те, кто имеет большой опыт работы с персоналом, предупреждают, что человек неизбежно выгорит.
Многозадачность «здорового человека»
К счастью, ожидание многозадачности — это не всегда попытка заменить трёх сотрудников одним и платить ему меньшую зарплату. Для понимающих руководителей это касается вашей способности нести ответственность за несколько направлений в работе. Фактически уметь равномерно распределить время и нагрузку, исходя из текущих задач, ориентироваться в их приоритетности, самому оценивать степень их важности и срочности и укладываться в установленный график.
Здоровая и адекватная многозадачность — не что иное, как умение переключаться между делами, а вовсе не выполнять их одновременно. Но и этому нужно учиться.
Что можно сделать, чтобы успешно справляться с большим количеством заданий?
• Если у вас много должностных обязанностей, используйте возможность отвлечься от одной из них с помощью другой. Особенно если это монотонные занятия или дела, требующие вашего полного погружения. Это как раз и есть практика переключения. К примеру, если вы контент-менеджер и сейчас пишете текст, переведите внимание с него на фотографии и займитесь пока ими. После этого реакция обострится, вы сможете пробежать по тексту отдохнувшим взглядом. Идеально, если, перенося фокус с одного задания на другое, вы сможете взять пятиминутную паузу и только потом вникать в суть.
• Следуйте правилу промежуточной цели. Не все задачи можно выполнить за день или даже месяц. Но чтобы не прокрастинировать и продолжать работать над ними постепенно, наметьте промежуточные цели по каждой и сроки их достижения. Например, вам нужно подготовить объёмный отчёт и отдельно презентацию по нему, а также собрать актуальные данные для доклада. Распишите график по каждой задаче отдельно с указанием шагов и дат, к которым они должны быть завершены. Это может помочь.
• Соблюдайте последовательность действий. Если делаете что-то, что можете закончить в ближайшее время, не отвлекайтесь и не бросайте. Словом, не идите пить чай или не начинайте листать новости корпоративного чата, пока не напишете деловое письмо. Вернуться к нему позже будет сложно — найдутся другие срочные поручения или просьбы, которые снова отвлекут.
• Тренируйте однозадачность. Прежде чем браться за несколько дел, сначала научитесь делать отлично всего одно. Так вы сможете сохранять сосредоточенность по очереди на разных задачах и долго не терять работоспособность. Потренируйтесь на домашних делах. Как вариант, попробуйте заняться только приготовлением ужина, не отвлекаясь на сообщения друзей или проверку уроков у детей.
• Меняйте нейронные связи и расширяйте возможности мозга. Читайте книги, проходите зрительные головоломки, скачайте приложения для улучшения памяти и развития логики.
• Составляйте списки дел. И обязательно следуйте им. Постарайтесь максимально дробить задачи на первом этапе, даже если они однотипные. А со временем можно попробовать компоновать их, чтобы научиться хорошо и эффективно выполнять похожие друг на друга таски.
• Говорите нет. Отказывайтесь от дополнительной работы, если у вас хватает неотложной. Объясните руководителю, что, если возьмётесь за что-то новое, будут провисать актуальные проекты. Обозначьте, когда планируете закончить с ними, и уточните, что сразу будете готовы рассмотреть новое ТЗ.
• Не отказывайтесь от делегирования. Не всегда стоит замыкать на себе всякую работу. Некоторые вещи можно перепоручить кому-то, если вы линейный руководитель, или попросить коллег помочь, при наличии у них возможности. Так и вы не сгорите на работе, и общее дело будет завершено в срок и качественно.
А для руководителей компаний и эйчаров у психологов есть отдельный совет — узнать о психотипе подчинённых заранее, прежде чем распределять между ними задачи. Эта инвестиция в персонал окупится сполна.
Очевидно, многозадачность в ожиданиях сильно отличается от многозадачности в реальности. Чем быстрее вы избавитесь от иллюзий, что можно, имея две руки и одну голову, продуктивно выполнять десять задач одновременно, тем скорее перейдёте на новый уровень. Так вы почувствуете, что тревоги и бесполезной суеты меньше, а видимых результатов и удовольствия от работы — больше. Как сделать первый шаг к этому и научиться перемещаться от одной задачи к другой, мы уже рассказали.
_____________
Узнать больше, каково это — быть многофункциональным и универсальным сотрудником, можно в материале «Один за всех: тренд на многофункциональных сотрудников глазами их самих и работодателей».