Дословно с английского «онбординг» переводится как «посадка на борт» — вот только в отличие от реальной посадки на корабль или самолёт проверки документов и короткого инструктажа недостаточно. Обычно этим термином обозначают процесс адаптации сотрудников и их знакомства с тем, как устроен бизнес компании, в которую они только что пришли.
Онбординг может быть как официальным и строго регламентированным, так и неформальным. Например, это могут быть welcome-коллы для новичков, на которых тренинг-менеджер рассказывает о бизнесе компании, структуре управления, корпоративной культуре, внутренних сервисах и программах, которые понадобятся в работе независимо от занимаемой должности.
А вот показать, где сидят различные департаменты, к кому обращаться с вопросами по различным задачам, — уже неформальный онбординг. Разумеется, со временем новый участник команды и сам выяснил бы эти тонкости и нюансы, но если передать эти знания заранее, доверие и лояльность новичка возрастут.
Роль наставника может играть как прямой руководитель, так и специально выделенный сотрудник или просто более опытный коллега. Закрепление за новичками одного наставника, который всему обучает во время испытательного срока, называется buddy program.
Чтобы помочь новому сотруднику вникнуть в рабочий процесс и вписаться в коллектив, существует ряд приёмов и инструментов адаптации.
Небольшое письмо-памятка поможет новому сотруднику самостоятельно сделать первые шаги в компании: зарегистрироваться в необходимых сервисах, подключиться к нужным доскам и чатам. Впоследствии такое письмо может выполнять роль шпаргалки — сотрудник всегда может к нему обратиться, если что-то упустил или забыл.
Независимо от формата работы, удалёнка это или офис, новому сотруднику следует сообщить базовые сведения об организации: рассказать, кто за что отвечает, с какими вопросами и к кому можно обратиться, как принято договариваться о разделении задач. Если работа в офисе, то следует провести небольшую экскурсию и познакомить с командой.
Если речь идёт об удалённой работе, расскажите, какая в компании культура созвонов и переписок: нужно ли подключаться с камерой, за какое время, как следует назначать звонок, кого и как подключать для решения различных вопросов. Даже то, как общаться с коллегами, новому человеку может быть неочевидно: следует ли говорить «ты», «вы» или всегда обращаться по имени и отчеству.
Предусмотреть все возможные вопросы новичка наставнику трудно, а новичку запомнить все новые сведения невозможно. Поэтому не лишним будет создать отдельную страницу на корпоративном сайте с частыми вопросами. Такая база ответов может содержать любые полезные сведения: номера телефонов различных отделов и специалистов, правила написания запросов и заявлений и другое. Нередко для этого используется внутренний портал или печатные материалы, тогда каждый новый сотрудник может взять со стойки welcome-брошюру.
Такие встречи для новых специалистов можно проводить как в офисе, так и в онлайн-формате. На встречах ведущий рассказывает о компании: специфике бизнеса, структуре компании, корпоративной культуре. Дружеский совет: просите участников подключаться с веб-камерой и сами используйте её, если встреча проходит онлайн.
Эта практика полезна как для новичка, так и для команды. Задача наставников заключается в том, чтобы человек как можно быстрее вник в свои задачи и обязанности, освоился в команде и начал работать. Гораздо эффективнее, когда нового участника поддерживает и консультирует один опытный сотрудник: тогда новичок всегда знает, к кому обратиться, и ему не приходится испытывать неловкость от того, что он отвлекает других людей из команды.
Необходимость тестирования после онбординга — вопрос дискуссионный: проводить строгую и формализованную аттестацию не всегда целесообразно. Но тестирование для самопроверки может быть полезно: так новый сотрудник сможет проверить, насколько он вник в специфику бизнеса и свои обязанности. Иногда онлайн-аттестация завершает испытательный срок.
Спустя три или четыре недели рекрутер может связаться с новым сотрудником и задать ему несколько вопросов: всё ли понятно, ясны ли должностные обязанности, что нравится, а что смутило. Такая обратная связь помогает компании учитывать замечания и становиться лучше, а новый сотрудник чувствует, что организация готова к нему прислушаться, — это улучшает отношения в команде.
Онбординг можно геймифицировать: это помогает влиться в коллектив и снизить волнение. Например, в отделе может быть чек-лист онбординга: в него входят такие пункты, как «вместе сходить на обед», «совершить экскурсию по офису». Следование чек-листу помогает понять, сколько уже пройдено, а сколько предстоит.
Чтобы онбординг проходил эффективнее, стоит продумать следующие моменты:
Хорошая и грамотно выстроенная система онбординга экономит деньги компании и силы сотрудников. Уделите внимание её разработке, и вы не пожалеете об этом решении.
↩ К другим статьям